"יותר מדי בונים משלמים מחיר כבד על היעדר תכנון תקציבי מפורט"

אם אתה לא רוצה לגלות, אחת לחודשיים עוד הוצאה כספית שלא לקחת בחשבון... אתה חייב לבנות תקציב בנייה מפורט ואחראי. על מנת שלא ייווצר מצב שבו:
תגלה סעיף אחד ששכחת בבניית תקציב הבנייה... או לחילופין תגלה שישנה עוד הוצאה של 80,000 ₪ שלא ידעת על קיומה... אחר כך תגלה שיש עוד סעיף ועוד סעיף שלא לקחת בחשבון ושוב...

בניית תקציב מפורט זו חובה. היעדר תקציב מפורט יוביל אותך לצד הלא נעים של בניית בית בישראל, אי ודאות וחוסר אונים. ראיתי את זה קורה יותר מדי פעמים, האמן לי, אתה לא רוצה להיות שם.

במשך שנים הייתי יועץ התקציב הראשי במרכז הבנייה הישראלי, בניתי לעשרות משפחות תקציבי בנייה מדי שבוע. פגשתי מעל 600 משפחות, בשלוש שנים האחרונות, הדהים אותי לגלות איך פעם אחר פעם משפחה אחרי משפחה מעיזות להתחיל את פרויקט חייהן ללא הכנת תקציב בנייה מפורט.
תשאל כל משפחה שסיימה לבנות את ביתה ללא תקציב בנייה מפורט, מה הטעות הכי גדולה שהם עשו והם מייד ישיבו לך "לא היה לנו פירוט הוצאות והערכות גסות שעשינו רק הטעו אותנו".

המאמר שלפניך יעזור לך להבין את התהליך לבניית תקציב בנייה, את החשיבות העצומה שתקציב הבנייה ממלא במהלך חיי הפרויקט. וחשוב מכל אתה תבין שלפני היציאה למסע הבנייה אתה תדע במפורש כמה כסף תוציא ומתי. לא הפתעות, לא ניחושים ובלי תסכולים מיותרים.
בסיום המאמר תמצא 3 טיפים שיחסכו ממך המון כאב ראש.

============
מהו לוח תקציב?

איך בונים לוח תקציב מקצועי?

איך אוכפים לוח תקציב?

מה זה בלתי צפוי?

איפה נכון להשתמש בסעיף בלתי צפוי?

איך קובעים את גודלו של סעיף הבלתי צפוי?

שאלות נפוצות בנושא עלויות ותקציב בניה?

טיפים בנושא תקציב בניה

============

מהו לוח תקציב?

לוח תקציב הוא למעשה קובץ אקסל מורכב המכיל את כל ההוצאות שיהיה עליך לבצע בפרויקט בניה. קובץ זה, רצוי שיתחלק למשפחות של הוצאות לפי סדר לוגי המתאים לבונה אשר ישתמש בו (לכל אחד מאיתנו ראייה והבנה שונים).

לוח התקציב מתבסס על כתב הכמויות והמפרט, זאת כדי שתהיה לנו האפשרות לאמוד תקציבית כל סעיף וסעיף בלוח התקציב. לוח התקציב אמור להכיל כל פרט ופרט עליהם נוציא כסף בפרויקט, מבלי להתחשב לכמות הפעמים אשר נוציא עליו כסף ומבלי להתחשב בעלותו. גם מוצר שעלותו 100 שקלים, יהיה הוצאה גדולה, אם נרכוש אותו 30 פעמים בפרויקט. לכן יש להכניס ללוח התקציב את כל סעיפי ההוצאה בפרויקט ללא יוצא מן הכלל.

יש לזכור שלוח התקציב הוא קובץ מנחה ועמוד שדרה תקציבי לפרויקט אולם הוא איננו מבטיח עמידה בתקציב ללא חריגות, זאת משימתו של מי שמנהל את הפרויקט. לוח התקציב כשלעצמו, רק מנחה אותנו כמה כסף יש לנו עבור כל סעיף ולא דואג שלא נסטה מהמצוין בו.

איך בונים לוח תקציב?

ראשית, עלינו להבין שהדרך הנכונה לבנות קובץ תקציב היא לקחת את סכום הכסף העומד לרשותנו ואותו לחלק לסעיפים השונים. ישנם רבים המתקצבים את כל הסעיפים ללא קשר לסכום הכסף העומד לרשותם ובכך מביאים עצמם לחריגה תקציבית כבר בשלב לוח התקציב. על מנת לבנות לוח תקציב עלינו לברר מהם כל!!! סעיפי ההוצאות שאיתם נפגש בפרויקט, אין להוריד סעיפים גם אם ערכם הכספי, נמוך.

מעלים את כל הסעיפים לקובץ אקסל, מסדרים אותם לפי משפחות. (שלד, טיח, ריצוף וכו'), לוקחים את הכמויות מכתב הכמויות ומכפילים במספר היחידות, לדוגמא: על מנת לתקצב את עלות הריצוף בבית, יש להוציא מכתב הכמויות את הנתון המדבר על גודל השטחים לריצוף, להכפיל בעלות עבודת הריצוף למ"ר, להוסיף את עלות המרצפות עצמן ולהכפיל בכמות המ"ר לריצוף ומייד נקבל את עלות הריצוף בבית. בניה נכונה ומודולארית של הקובץ, תאפשר לנו לעשות סימולציות ע"י שינוי עלות המרצפות לכל מ"ר ובדיקת ההשפעה על תקציב הריצוף כולו ועל תקציב הפרויקט כולו.

איך אוכפים לוח תקציב?

מלאכת אכיפת התקציב, קשה היא בעשרות מונים ממלאכת הקמת לוח תקציב, הקמת לוח תקציב היא פעולה קלה וקרה ולא מעורבות בה החלטות, דילמות ופתרונות. היא בסך הכל יצירה של תקציב מסודר ומאורגן להוצאות בפרויקט. לעומתה מלאכת האכיפה דורשת הבנה וידע בבניה, יכולת קבלת החלטות מהירות אך איכותיות, יכולת גבוהה לביצוע פשרות, והיא מלאכה ארוכה וממושכת המתפרשת על פני כל הפרויקט מתחילתו ועד סופו.

אכיפת תקציב הפרויקט מבוססת על ההבנה שניתן לשחק ללא כל בעיה עם עלות כל מרכיב ומרכיב בלוח התקציב, אך לא ניתן לעבור את התקציב המוכתב כתקציב הפרויקט כולו. כלומר, לגיטימי לגמרי לקבל החלטה לרכוש ריצוף בעלות של 90 ₪ למ"ר במקום ב- 70 ₪ למ"ר כמו שמתוקצב בלוח התקציב, אך לפני שמבצעים רכישה חורגת, צריך לוודא כי נוכל להוריד את ההפרש מסעיף הוצאה אחר. אם נבצע חריגה שכזו מבלי לוודא שיש ביכולתנו לבצע הפחתה בסעיף אחר, ייתכן ונגלה שלא נוכל לעשות הפחתה כזו והרי לנו כבר סטייה מהתקציב.

כמו כן, עלינו לוודא כי אנו מכירים את מחירי השוק עליהם אנו מתבססים בתקצוב, קורה לא פעם שבונה מתקצב אלומיניום בסכום מסוים מוערך ומגלה שעלות האלומיניום האמיתית גבוהה בעשרות אלפי שקלים, זאת בעיקר עקב כך שבונים מתקצבים את הפרויקט שלהם על פי מספרים שקיבלו מאחרים, מספרים אלה לא תמיד מבוססים, לא תמיד מעודכנים ולעיתים מתאימים לבונה אחד אך אינם מתאימים לבונה אחר.

לכן אין לראות במספרים אלה יותר מקו מנחה, יש לבדוק כל מספר בהתאמה לפרויקט שלנו. מעבר לכך, חייב להיות גורם בפרויקט שיוודא שבעלי המקצוע מקבלים שכר רק על עבודה שכבר נעשתה, תשלום על עבודה שלא נעשתה, עלול לגרום לבעל מקצוע לעזוב את הפרויקט ולכם לסטייה תקציבית.

אויב נוסף של לוח התקציב הוא הרשות העומדת לנו לבצע שינויים ו/או תוספות בפרויקט, גם הוצאות הנוצרות כתוצאה משינויים ותוספות צריכות להיבחן במבחן היכולת הפיננסית , גם תוספות שאנו מאד מעוניינים בהן אך איננו יכולים לשלמן, ייאלצו להיכנס לרשימת הויתורים. זכור שתחת ההנחה שהתקציב שלנו מוגבל מראש, כל חריגה שנבצע באופן לא מבוקר ואחראי, משמעו שנוותר על משהו אחר שאולי מוגדר בפרויקט כהגדרתו במקור.

מה זה בלתי צפוי?

בלתי צפוי הוא למעשה כל דבר שאין ביכולתנו לצפותו מראש, באופן טבעי, בפרויקט בניה, עקב אורכו ומורכבותו, יהיו סעיפים רבים שלא נוכל לצפותם מראש. (טעויות תכנוניות, עליות מחירים, חוסרים במלאי שייאלצו אותנו לרכוש מוצר יקר מזה שתכננו ועוד.) כדי לבחון האם הוצאה מסויימת שלא מופיעה בלוח התקציב שלכם היא הוצאה מסעיף הבלתי צפוי או לא, עליכם לשאול עצמכם מספר שאלות:

האם היא הוצאת חובה או שאפשר לוותר עליה?

האם יכולנו לצפות אותה מראש ולא עשינו זאת או שלא הייתה אפשרות כזו?

האם היא הוצאה שבהכרח אנו נושאים בעלותה?

האם גובה ההוצאה איננו גדול מסעיף הבלתי צפוי כולו?

לאחר שתענה על שאלות אלה, תדע היטב האם היא הוצאה הנכללת בסעיף הבלתי צפוי. יש לזכור שהוצאות היוצאות מסעיף הבלתי צפוי, מקטינות את הסעיף ככל שהפרויקט מתקדם, לא אחת קורה שסעיף הבלתי צפוי נגמר ולעומתו ההוצאות הבלתי צפויות לא נגמרות וכך למעשה אנו מוציאים כסף לא מתוכנן שמייצר סטייה תקציבית בפרויקט או פוגע באיכותם של סעיפי תקצוב אחרים.

איפה מכניסים סעיף "בלתי צפוי" ואיך קובעים את גודלו של סעיף הבלתי צפוי?

סעיף הבלתי צפוי הוא סעיף תקצוב, ממש כמו כל סעיפי התקצוב האחרים. גובה הסעיף בכסף ייקבע לפי מספר פרמטרים:

היקפו הכספי של הפרויקט.

מורכבותו הארכיטקטונית.

כמות המערכות שאמורות להיכנס לבית.

עיתוי, האם חומרי הבניה במגמת עלייה או ירידה?

איכות המתכננים, בעלי המקצוע ומפקח הפרויקט.

סעיף הבלתי צפוי יקבל לכל הפחות תקציב של 5% מהיקף הפרויקט ולא פחות מ- 50,000 ₪. מומלץ להקצות סכום של 75,000-100,000 ₪ על מנת להיות בטוחים שהסעיף לא ייגמר ויהיה צורך לפגוע באיכויות. הקצאת סכום כסף לסעיף הבלתי צפוי, כמוהו כסכום כסף שיצא מכיסנו ואיננו עוד, אל תרשה לעצמך להכניס יד לכיס ולהשתמש בתקציב זה לצרכים אחרים.

שאלות נפוצות בנושא

האם ניתן להוריד מהאינטרנט קובץ תקציב מוכן?

התשובה היא לא, יש על רשת האינטרנט קבצים שונים הבאים ממקורות שונים, כל אלה יכולים להוות בסיס ללוח תקציב אולם לא יכולים להיות מתאימים ל- 100% מהפרויקטים, עליכם יהיה ללמוד את נושא התקציב ולהשלים את הסעיפים החסרים ואת אלו שאולי קיימים אצלך אולם לא קיימים בתבניות שתוריד מהאינטרנט.

האם יש סכנה בניהול פרויקט ללא לוח תקציב?

ניהול פרויקט בניה ללא לוח תקציב , כמוהו כהצהרת חוסר אכפתיות לגבי תקציב הפרויקט ותוצאתו הסופית, פעולה כזו היא פעולה חסרת אחריות שתביא את מקבלה באופן כמעט ודאי להתרסקות בפרויקט.
כשם שלא נבנה ביית לא תוכניות, כך לא ננהל בניה ללא לוח תקציב.

טיפים חשובים בניהול הכספי של הפרויקט

אל תיקח אחריות על פעולות שאינך יודע לבצע

למידה היא דבר חשוב מאד בחיים, אך אל תתגלח על בשרך, טעויות בפרויקט בניה בדרך כלל עולות כסף רב וגורמות למפח נפש גדול. אל תיקח על עצמכם ביצוע של משימות שאין לך מושג איך לעשותן או שאין מי שמנחה אותך בדיוק באשר לביצוען, בדרך כלל, הנזק הרב הנגרם מביצוע פעולות באופן לא מקצועי גדול בעשרות מונים מהתועלת לשמה עשית את הפעולות.

קבל הצעות מחיר על בסיס מפרט טכני וכתב כמויות

רבות דובר על הצעות מחיר המתקבלות על בסיס תוכניות בלבד, הצעות כאלה לא יכולות להיות מדויקות, הן בדרך כלל חסרות פרטים ולא ניתן ללמוד מהן על עלות הפרויקט. קבל הצעות מחיר על בסיס כתב כמויות ומפרט טכני, רק כך, תדע שתכולת העבודה ברורה לכולם.

שקלל את הצעות המחיר, בחר את ההצעה המתאימה ולא את הזולה

זכור שברוב המקרים, זול הוא יקר, מחיר עבודה לא יכול להיות בשום אופן הפרמטר הראשון לפיו נבחן בעל מקצוע, קודם נבדוק את מקצועיותו, יושרו, יכולתו להצליח בעבודה ורק אז נשווה מחירים. הצעת מחיר אטרקטיבית איננה הצעת המחיר הנמוכה ביותר אלא זו שבה האיזון בין איכות בעל המקצוע למחיר הוא הכי נכון עבורנו. כמו כן הצעה זולה כמעט בבירור, תכיל מרכיבים נחותים וזולים יותר, לאלה נטייה להתקלקל לא מעט.

לסיכום תקציב בנייה יעזור לך ב 3 נקודות קריטיות:

1. תקציב בנייה בנוי נכון יעזור לך למנוע הפתעות לא נעימות כמו הוצאה בסך 120,000 ₪ שלא תכננת.

2. תקציב בניה איכותי, יאפשר לך לדעת באופן ברור ומוחלט, אילו סעיפי הוצאה יש לך בפרויקט וכמה הם עולים.

3. תקציב בניה יאפשר לך לדעת, עוד בטרם הוצאת את השקל הראשון, כמה יעלה הפרויקט והאם אתה יכול לעמוד בהתחייבות זו.

מה לעשות אם אני לא מסתדר לבד-

עקב פניות רבות שקיבלנו, לגבי קשיים בבניית התקציב ושגיאות חמורות בתקציבים שבדקנו. יצרנו בחברת גפן תוכנית עזר לבניית תקציב הבנייה, התוכנית פעילה מספר שנים בהצלחה מרובה, לא רק שבעזרת התוכנית הצלנו משפחות רבות מאסון פיננסי, אלא גם הענקנו בהירות מוחלטת למשפחות שיצאו למסע הבנייה.

הרצאת התקציב בנויה כך-

משך ההרצאה:
150 דקות

זמן לשאלות ותשובות:
30 דקות

מה נלמד:
בהרצאת התקציב נלמד על כל סעיפי ההוצאה בפרויקט, על חשיבותם ועל ההשפעה שלנו על כל סעיף וסעיף.

נלמד הלכה למעשה איך מתקצבים פרויקט בצורה נכונה ולמה בונים רבים לא מתקצבים כלל או שוגים בבניית התקציב שלהם.

מה תדע בסיום המפגש:
בסיום ההרצאה, נדע מהם הסיכונים ומהם הכלים להתמודד איתם על מנת לצאת לפרויקט בצורה מודעת ומבוקרת כהלכה.

ההרצאה מועברת בחינם.
מלא את הפרטים הבאים ונשלח לך עדכון לגבי מועד ההרצאה הבאה: